Propura / Guías / Pedidos de materiales de obra

Cómo organizar los pedidos de materiales de obra

Guía práctica · Compras de construcción

"Che, mandá 50 bolsas de cemento para la torre" en un grupo de WhatsApp con 200 mensajes por día no es un pedido: es una esperanza. Si no queda registrado (qué, cuánto, para qué obra, quién lo pidió y cuándo se necesita), el pedido no existe. Y cuando un pedido se pierde, la cuadrilla no trabaja: la obra parada vale más que el material que faltó.

Las reglas de un circuito de pedidos que funciona

1. Un solo canal de entrada. Todos los pedidos entran por el mismo lugar. Si conviven WhatsApp, llamadas y mails, siempre hay uno que se escapa.
2. Todo pedido tiene datos mínimos: ítems con cantidad y unidad, obra a la que va, quién lo pide y para cuándo se necesita. Sin eso, compras no puede ni cotizar.
3. Todo pedido tiene estado. Pendiente → cotizando → comprado → entregado. El que pidió tiene que poder ver dónde está su pedido sin llamar a nadie.
4. El que pide, carga. Si un administrativo transcribe pedidos ajenos, se convierte en cuello de botella y fuente de errores. El capataz tiene que poder cargar el pedido él mismo, en 2 minutos, desde el celular.
5. Nada se borra. El historial de pedidos es la memoria de la obra: qué se pidió, cuándo y qué pasó con cada uno.

Por qué el grupo de WhatsApp no cumple ninguna

• El pedido compite con 200 mensajes de otra cosa y se tapa en horas.
• No tiene estado: nadie sabe si alguien lo vio, lo cotizó o lo compró.
• No tiene datos estructurados: "mandá cemento" no dice cuánto ni para cuándo.
• Buscar un pedido de hace 3 semanas es scrollear historia.
• Cuando alguien deja la empresa, se va con el chat.

Cómo lo resuelve Propura

Propura le da al equipo de obra una entrada tan simple como un mensaje, pero estructurada:

• Carga desde cualquier dispositivo: el capataz abre el link en su celular y carga ítems, cantidades, obra y adjuntos (fotos del plano, lista escrita a mano). Sin app que instalar, sin formularios eternos. Hay incluso un formulario público para personal sin cuenta.
• Todo pedido nace registrado con solicitante, obra, fecha y estado. Compras ve todos los pedidos abiertos en un panel: qué se pidió, quién y en qué estado está.
• El estado avanza solo: cuando compras lanza la licitación, el pedido pasa a "cotizando"; cuando se adjudica, a "adjudicado"; la OC marca el camino hasta la entrega.
• Nada se pierde: un pedido sin resolver queda visible en el panel hasta que alguien lo resuelva. No hay forma de que se tape.

Resultado: el que pide sabe dónde está su pedido, compras trabaja sobre una cola ordenada y el dueño ve todo el flujo sin preguntar.