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Control de compras de obra en Excel: hasta dónde llega la planilla
Guía práctica · Compras de construcción
Si buscás una plantilla de Excel para controlar las compras de tu obra, probablemente ya tengas el problema: pedidos que llegan por WhatsApp, cotizaciones en el mail y ninguna forma de saber cuánto se gastó por proyecto sin pasar dos días armando la planilla. El Excel es un buen primer paso. Acá va qué tiene que tener, y también dónde se rompe, para que decidas con datos.
Qué tiene que tener una planilla de control de compras de obra
Como mínimo, una fila por compra con estas columnas:
| Columna | Para qué |
|---|---|
| Fecha del pedido | Medir cuánto tarda el circuito |
| Obra / proyecto | Imputar el gasto donde corresponde |
| Quién pidió | Responsable y contexto del pedido |
| Ítems y cantidades | Qué se compró exactamente |
| Proveedores consultados y precios | Evidencia de que se comparó |
| Proveedor adjudicado y precio final | El acuerdo real |
| N° de orden de compra | Cruce con factura y recepción |
| Estado | Pedido → cotizando → comprado → entregado → pagado |
Sumale una solapa por obra con presupuesto por rubro para cruzar contra el ejecutado.
Dónde se rompe el Excel
- La planilla no se entera de los pedidos. El pedido nace en WhatsApp o en un llamado; si nadie lo transcribe, no existe. Un pedido perdido = obra parada, y la obra parada vale más que el pedido.
- Todo es transcripción manual. Cada cotización, cada precio, cada estado lo tipea alguien. Errores de tipeo en precios = decisiones con datos falsos.
- No avisa. El Excel no te dice "este pedido lleva 5 días sin cotizar" ni "pagaste y no se registró entrega". Te enterás cuando ya es tarde.
- Versiones."compras_obra_v3_FINAL(2).xlsx" en tres computadoras distintas. ¿Cuál vale?
- El cierre de mes toma días. Juntar mails, facturas y capturas de WhatsApp para reconstruir lo que pasó. Cada mes, de nuevo.
El costo real: las empresas que gestionan compras con planillas y WhatsApp pierden entre un 5 y un 10% del presupuesto sin darse cuenta: compras sin comparar, sobreprecios que nadie detecta y pedidos duplicados.
Cuándo el Excel ya no alcanza
Señales concretas:
- Tenés 2 o más obras activas y varias compras por semana.
- Ya se te paró una obra por un pedido que se perdió.
- El cierre de mes te toma más de un día.
- No podés responder "¿cuánto gastamos en la obra X este mes?" sin armar una planilla.
La alternativa: que el registro se haga solo
Un sistema de compras como Propura no es "el Excel pero online". Cambia quién hace el trabajo de registrar:
- El pedido lo carga el que lo necesita (capataz, arquitecto) desde su celular. Entra registrado, con obra e ítems. Nadie transcribe.
- Las cotizaciones las cargan los proveedores desde un link. La tabla comparativa se arma sola.
- La orden de compra se genera automáticamente al adjudicar, con número y total calculado.
- El gasto por obra se acumula solo: el cierre de mes deja de existir porque siempre está al día.
Y a diferencia del Excel, cada dato tiene historia: quién pidió, quién cotizó, quién adjudicó y cuándo.
Dejá que el registro se haga solo
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