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Flujo de aprobación de compras en obra: cómo diseñarlo sin frenar la obra
Guía práctica · Compras de construcción
Un flujo de aprobación de compras define qué gastos necesitan visto bueno antes de comprometerse y de quién. El diseño correcto para una empresa con obras es simple: un umbral por monto, un aprobador claro por encima de ese umbral, y una vía de excepción para urgencias. Todo lo demás es burocracia que la obra va a esquivar.
El equilibrio es real: sin aprobación, cualquiera compromete plata de la empresa por teléfono; con demasiada, el hierro que la obra necesita el lunes se aprueba el jueves. Esta guía es para encontrar el punto medio.
Los tres componentes del flujo
- El umbral. Un monto por debajo del cual el comprador decide solo. Regla práctica: que el 70-80% de las compras pasen sin aprobación, así el control se concentra donde está la plata, no en cada bolsa de cal. Si aprobás todo, el aprobador firma sin mirar; si el umbral es muy alto, el control es decorativo.
- El aprobador. Uno por umbral, con suplente para vacaciones. En la mayoría de las constructoras alcanza con dos niveles: el encargado de compras decide hasta X, y un director o socio aprueba por encima. Tres niveles de firma es corporativo de oficina; en obra solo agrega días.
- La excepción. La bomba de agua se quemó un sábado: la compra sale igual, con aviso al aprobador y revisión el lunes. La excepción tiene que estar prevista y registrada, no ser un bypass silencioso.
Dónde ubicar la aprobación en el circuito
En la adjudicación: después de comparar cotizaciones y antes de emitir la OC. Es el único punto donde el aprobador ve información real (qué se compra, a quién, a qué precio, contra qué alternativas) y donde todavía no hay compromiso con el proveedor. Aprobar el pedido inicial es firmar a ciegas; aprobar la factura es llegar tarde. El circuito completo muestra cómo encaja con el resto de las etapas.
El error más caro no es aprobar de más ni de menos:es aprobar por WhatsApp. El "dale, comprá" en un chat no dice qué se aprobó, contra qué cotizaciones ni hasta qué monto. Cuando la factura llega 40% arriba, no hay registro de qué se autorizó.
Errores comunes
- Aprobar sin ver alternativas: el aprobador recibe un monto pelado, sin las otras cotizaciones. Aprueba confianza, no precio.
- El aprobador cuello de botella: si las compras esperan 3 días la firma del socio que está de viaje, la obra aprende a comprar por afuera.
- Umbral desactualizado: con inflación, el umbral fijado hace un año hoy captura la mitad de las compras. Revisalo cada 6 meses.
- Control sin registro: si la aprobación no queda escrita junto a la compra, a los tres meses nadie puede reconstruir quién autorizó qué.
Cómo funciona en Propura
En Propura la aprobación es parte del circuito, no un mail aparte: definís aprobadores por obra o para todas, y la adjudicación que requiere visto bueno le llega al aprobador con el contexto completo: la tabla comparativa de cotizaciones, el proveedor elegido y el monto. Aprueba o rechaza en un clic, desde donde esté, y la decisión queda registrada junto a la compra: quién, cuándo y qué vio al aprobar. La OC recién se genera después del OK, así que nada se compromete sin control. Y como el aprobador ve todo en una pantalla, el OK tarda minutos, no días.
Meses después, cada gasto grande se explica solo: pedido, cotizaciones, aprobación y OC, encadenados.
Preguntas frecuentes
La regla que define qué compras necesitan el visto bueno de alguien antes de comprometer el gasto, y de quién. Lo habitual es definirlo por monto: por debajo de un umbral el comprador decide solo; por encima, aprueba un director o socio antes de emitir la orden de compra.
En la adjudicación: cuando ya hay cotizaciones reales sobre la mesa y antes de emitir la OC. Aprobar antes (el pedido) es aprobar a ciegas sin saber el precio; aprobar después (la factura) es enterarse cuando la plata ya está comprometida.
Con una vía de excepción explícita: la compra urgente sale con aviso al aprobador y se revisa después. Lo que no funciona es que la urgencia sea la norma: si todo es urgente, el flujo de aprobación está mal diseñado o los pedidos llegan tarde.
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