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El circuito de compras de una constructora, de la solicitud al pago
Guía práctica · Compras de construcción
El circuito de compras de una constructora tiene seis etapas: solicitud → licitación → adjudicación → orden de compra → recepción → pago. Toda empresa con obras lo recorre en cada compra, aunque nunca lo haya dibujado: la diferencia entre una operación ordenada y el caos es si el circuito está explícito, con responsables y registro, o si vive en la memoria de dos personas.
Etapa por etapa
1. Solicitud: la obra pide
Nace en el campo: el capataz necesita hierro para la semana que viene, el pañolero ve que quedan tres bolsas de cemento. El dato mínimo: qué, cuánto, para qué obra y para cuándo. Si esto llega por audio de WhatsApp, todo lo que sigue arranca torcido: el pedido sin registro es el origen del 80% de los problemas del circuito. Ver cómo organizar los pedidos de materiales.
2. Licitación: se piden cotizaciones
El comprador envía el pedido a 2-3 proveedores y recibe ofertas. En construcción esto se llama compulsa de precios. La clave es que todos coticen sobre los mismos ítems y cantidades, para que las ofertas sean comparables.
3. Adjudicación: se elige (y se aprueba)
Se comparan las ofertas ítem por ítem y se elige la ganadora, que no siempre es la más barata: plazo de entrega y condiciones de pago pesan. Si el monto supera cierto umbral, primero pasa por aprobación. Acá se define la plata: comparar sistemáticamente baja el costo por ítem un 5-15%.
4. Orden de compra: se formaliza
La OC convierte el acuerdo en documento: número correlativo, ítems con precios, condiciones, plazo y obra a la que se imputa. Es el respaldo de ambas partes si el proveedor factura otra cosa.
5. Recepción: se controla lo que llega
El camión llega a la obra con un remito. Alguien tiene que cruzarlo contra la OC: ¿llegó todo? ¿llegó lo que se pidió? Los faltantes que no se registran en este momento no se reclaman nunca, y se pagan igual.
6. Pago: se cierra el circuito
Administración cruza factura contra OC y recepción antes de pagar. Si los tres documentos coinciden, se paga tranquilo; si no, hay una diferencia que explicar. Con el pago, el gasto impacta en el presupuesto vs. ejecutado de la obra.
Dónde se corta el circuito: casi siempre entre la etapa 1 y 2 (pedidos que se pierden antes de llegar a compras) y entre la 4 y 5 (OCs que nadie cruza contra lo que llegó). Son los dos puntos donde el papel pasa de una persona a otra.
El mismo circuito, corriendo solo
Propura es este circuito convertido en producto: cada etapa es una pantalla y el pase entre etapas es automático. La solicitud del capataz (desde el celular, sin cuenta) se convierte en licitación; los proveedores cotizan desde un link; la comparativa se arma sola; al adjudicar, con aprobación previa si corresponde, la OC se genera en 1 clic; la recepción se registra contra remitos; y el gasto por obra se actualiza en tiempo real. Nada queda en la memoria de nadie.
Preguntas frecuentes
Seis: solicitud (la obra pide), licitación (se piden cotizaciones a varios proveedores), adjudicación (se elige la mejor oferta, con aprobación si el monto lo requiere), orden de compra (se formaliza el acuerdo), recepción (se controla lo que llega contra remitos) y pago (la factura se cruza contra OC y recepción).
El capataz o pañolero pide; el encargado de compras licita, compara y emite la OC; el director o socio aprueba los montos grandes; el pañolero o capataz recibe en obra; y administración paga. En empresas chicas una misma persona cubre varios roles, pero las etapas existen igual.
En dos: comprar sin comparar (adjudicar al primer proveedor cuesta un 5-15% más por ítem) y recibir sin controlar (faltantes y diferencias de remito que nadie cruza contra la OC). La tercera fuga es invisible: horas administrativas persiguiendo información entre WhatsApp, mail y Excel.
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