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Automatización de órdenes de compra: qué automatizar y qué no
Guía práctica · Compras de construcción
Automatizar la orden de compra significa que el documento se genere solo a partir de la cotización adjudicada: número correlativo, fecha, proveedor, ítems con precios, total e imputación por obra, sin tipear nada. Lo que no se automatiza es la decisión: a quién comprarle y si el gasto se aprueba sigue siendo criterio humano.
La distinción importa porque la OC es de los documentos más automatizables de toda la empresa: el 100% de sus datos ya existe en pasos anteriores del circuito. Cada campo que se retipea es un error posible sobre plata comprometida.
Qué automatizar de la OC
- Numeración correlativa: la secuencia la lleva el sistema. Números duplicados o salteados arruinan el archivo, y pasan siempre que la numeración es manual.
- Ítems y precios: vienen de la cotización adjudicada, tal cual el proveedor los pasó. Es el campo más peligroso de tipear: un cero de más en un precio unitario es plata real.
- Totales e IVA: calculados, nunca escritos.
- Imputación por obra: heredada del pedido original. Es lo que después permite saber cuánto gastó cada proyecto sin reconstruirlo a fin de mes.
- Estados y avisos: emitida → entregada → pagada, con el historial de quién hizo qué.
Qué no automatizar
- La adjudicación: elegir proveedor pesa precio, plazo, condiciones y cumplimiento en obra. Eso se decide mirando la comparativa, no con una regla automática.
- La aprobación del gasto: por encima del umbral, un humano da el OK antes de que la OC exista. Ver cómo diseñar el flujo de aprobación.
- Las condiciones negociadas: si conseguiste 30 días de cuenta corriente o un descuento por volumen, eso lo escribís vos.
La prueba del circuito: si para armar una OC alguien abre la cotización en una ventana y la plantilla en otra, y copia precios de una a la otra, no hay automatización: hay una plantilla. La automatización real es que la OC salga de la cotización.
Por qué la plantilla de Excel no alcanza
La plantilla resuelve el formato, no el circuito. La numeración sigue siendo de memoria, los precios se copian a mano, la obra se escribe en una celda libre y el estado de la OC vive en la cabeza del comprador. Funciona con pocas compras; se rompe cuando hay tres obras activas y 10 OCs por semana. El detalle completo está en hasta dónde llega el Excel.
Cómo se ve en Propura: la OC en 1 clic
En Propura la OC no se redacta: se genera al adjudicar. Elegiste la cotización ganadora en la tabla comparativa (con aprobación previa si el monto lo pide) y la orden sale armada: número correlativo automático, ítems con los precios adjudicados, total calculado, obra asignada y proveedor notificado. Veinte minutos de trabajo administrativo convertidos en un clic, sin un solo precio retipeado.
Y como la OC quedó encadenada al pedido y a la cotización, el resto del circuito también corre solo: la recepción se controla contra la OC y el gasto impacta en el presupuesto de la obra en tiempo real.
Preguntas frecuentes
Que la OC se genere a partir de datos que ya existen en el circuito (la cotización adjudicada, el pedido original, la obra) en vez de redactarse a mano. El sistema completa número correlativo, fecha, proveedor, ítems con precios, totales e imputación; la persona decide a quién comprarle y aprueba el gasto.
Armar una OC a mano toma unos 20 minutos entre buscar la cotización, copiar precios, calcular totales y numerar. Con generación automática son segundos. En una empresa que emite 40 OCs por mes, son más de 13 horas administrativas al mes, sin contar los errores de tipeo que se evitan.
Parcialmente: una plantilla con fórmulas evita calcular totales a mano, pero la numeración correlativa, el traspaso de precios desde la cotización y la imputación por obra siguen siendo manuales, y ahí viven los errores. La automatización real necesita que pedido, cotización y OC estén en el mismo sistema.
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