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KPIs de compras en construcción: qué medir por obra
Guía práctica · Compras de construcción
Seis indicadores alcanzan para saber si las compras de una constructora están sanas: desvío de presupuesto por obra, ahorro por comparación, tiempo de ciclo, compras sin OC, compras urgentes y cumplimiento de proveedores. Todos se calculan con datos que el circuito de compras ya genera, siempre que el circuito registre.
La mayoría de los artículos sobre KPIs de compras lista veinte métricas corporativas sin decir cuál es un buen número. Acá van seis, con su valor de referencia y qué hacer cuando dan mal.
1. Desvío de presupuesto por obra
Qué es: gasto ejecutado vs. presupuestado, por obra y por rubro. Es el KPI madre: todos los demás existen para que este dé bien. Referencia: el problema no es el desvío en sí (los presupuestos de obra se desvían), es enterarse tarde. Medido semanalmente, un desvío del 5% en un rubro se corrige; visto a fin de obra, se lamenta. Cómo armarlo: presupuesto vs. ejecutado en obra.
2. Ahorro por comparación
Qué es: la diferencia entre la oferta adjudicada y el promedio de las ofertas recibidas, acumulada en el mes. Es la forma más directa de demostrar cuánta plata genera el área de compras. Referencia: comparar sistemáticamente rinde un 5-15% del costo por ítem. Si tu ahorro por comparación es cero, no es que comprás perfecto: es que no estás comparando.
3. Tiempo de ciclo
Qué es: días desde que la obra pide hasta que el material llega. Conviene medirlo por tramos (pedido → licitación, licitación → OC, OC → entrega) porque cada tramo tiene un responsable distinto. Referencia: el tramo que más se estira en empresas sin sistema es el primero: pedidos que duermen días en un chat antes de que compras se entere.
4. Compras sin OC
Qué es: porcentaje de facturas del mes que no tienen una orden de compra detrás. Cada una es un gasto que alguien comprometió por teléfono, sin precio acordado por escrito ni control posible. Referencia: tiene que tender a cero. Arriba del 20% no tenés un circuito de compras: tenés gente comprando.
5. Compras urgentes
Qué es:porcentaje de compras marcadas "para ayer". La urgencia real existe en obra; la urgencia crónica es un síntoma de que los pedidos se hacen tarde. Referencia: la urgencia se paga tres veces: no hay tiempo de comparar, el flete premium cuesta más y la obra paró mientras tanto. Arriba del 25% de compras urgentes, el problema no es compras: es planificación.
6. Cumplimiento de proveedores
Qué es: de las entregas del mes, cuántas llegaron completas y en fecha, por proveedor. Se alimenta de la recepción con remitos en obra. Referencia: más que el número global, sirve el ranking: el proveedor barato que entrega tarde y con faltantes no es barato. Este dato cambia la próxima adjudicación.
La trampa de los KPIs de compras:ninguno se puede medir si el dato no se registró en el momento. El KPI no se "arma" a fin de mes: se acumula compra por compra. Por eso el prerequisito de medir es tener el circuito corriendo en un sistema.
Cómo se ven en Propura
En Propura estos números no se calculan: aparecen. Como cada pedido, cotización, OC y recepción queda registrado con su obra y sus fechas, el dashboard muestra el gasto contra presupuesto por obra en tiempo real, y el historial te da el resto: qué cotizaciones hubo detrás de cada compra, cuánto tardó cada etapa y qué proveedor cumple. Sin planillas de fin de mes.
Preguntas frecuentes
Seis, en orden de impacto: desvío de presupuesto por obra (ejecutado vs. presupuestado), ahorro por comparación (diferencia entre la oferta elegida y el promedio), tiempo de ciclo del pedido a la entrega, porcentaje de compras sin orden de compra, porcentaje de compras urgentes y cumplimiento de proveedores (entregas completas y a tiempo).
El desvío de presupuesto por obra, semanalmente: es el que avisa a tiempo. El resto, una vez por mes alcanza para detectar tendencias. Lo que no sirve es calcularlos una vez por trimestre reconstruyendo planillas: para cuando el número está listo, el desvío ya pasó.
La condición es que las compras corran por un circuito que registre cada etapa: si cada pedido, cotización y OC queda en un sistema con obra y fechas, los KPIs son un subproducto automático. Si viven en WhatsApp y Excel, cada KPI es una tarde de trabajo, y por eso nadie los mide.
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